Kira-kira, apa yang menjadi penyebab surplus inventory dalam suatu perusahaan? Saat ini cukup banyak hal yang membuat stok menjadi berlebih, baik dari kesalahan sendiri maupun pengaruh dari faktor luar perusahaan.
Setiap perusahaan harus memiliki stok untuk meneruskan profitabilitasnya, baik yang memproduksi atau hanya menjual barang sudah jadi. Idealnya, stok yang dimiliki tidak boleh melewati safety stock (level stok maksimum).
Stok dalam perusahaan juga harus mengikuti stock replenishment cycle (siklus pengisian stok), supaya tidak berlebih maupun kekurangan. Lantas, apa itu surplus inventory, dan apa yang menjadi penyebab utamanya?
Apa itu Surplus Inventory?
Surplus inventory biasa disebut excess inventory atau dalam bahasa Indonesia dikenal sebagai inventaris berlebih, merupakan kondisi stok dalam jumlah yang melebihi permintaan atau apa yang dibutuhkan. Kondisi ini membuat stok yang dimiliki berada di atas level safety stock.
Istilah surplus inventory itu sendiri berasal dari kata surplus, yang artinya aset yang melebihi apa yang dimanfaatkan atau dibutuhkan. Sementara inventory mengacu kepada persediaan stok yang dimiliki.
Surplus inventory yang lama menumpuk di gudang, dapat menjadi dead stock (stok mati) jika tidak segera ditangani. Dead stock merupakan persediaan yang tidak bisa dijual kembali, sehingga bersifat merugikan.
Apa Penyebab Surplus Inventory?
Ada beberapa hal yang dapat menjadi penyebab surplus inventory, baik secara internal maupun eksternal. Namun, di bawah ini terdapat tiga penyebab surplus yang paling sering ditemui, dan bahkan terulangi:
1. Overestimasi Pemesanan
Dalam memesan, perusahaan perlu memperhitungkan estimasi nominal stok yang diperlukan dalam time frame tertentu. Perhitungan estimasi yang berlebih ini, akan menyebabkan stok menjadi berlebih alias surplus.
Salah satu faktor utama yang membuat overestimasi pemesanan yaitu kesalahan forecasting (peramaan). Forecasting ini biasanya dilakukan berdasarkan data untuk menentukan permintaan masa depan.
Forecasting dapat menjadi tidak akurat karena beberapa hal, seperti mengandalkan asumsi, penggunaan data yang tidak akurat, hingga mengabaikan historical data. Ini dapat mengakibatkan surplus inventory.
Adapun faktor lainnya yaitu overstocking, di mana perusahaan membeli stok berlebih untuk alasan tertentu. Baik karena untuk dijadikan seasonal inventory, atau karena terlena dengan penawaran bulk discount.
2. Kesalahan dalam Rantai Pasokan
Perusahaan perlu belajar mengenai bagaimana supply chain management bekerja (pengelolaan rantai pasokan). Supply chain merupakan jaringan antara perusahaan dan supplier, dari membeli hingga memproduksi barang.
Apabila terjadi kesalahan dan supply chain, maka tidak hanya stok saja yang akan menjadi menumpuk. Lead time juga akan terpengaruh, sehingga turut menurunkan arus kas perusahaan. Kesalahan ini dapat disebabkan oleh:
- Miskomunikasi dengan pihak yang terkait. Komunikasi yang buruk dapat menyebabkan kesalahan mengenai jumlah stok yang dibutuhkan.
- Adanya delay saat pengiriman barang. Masalah dalam proses transportasi dapat memperlambat rantai pasokan yang dimiliki perusahaan.
- Masalah dengan kualitas barang yang dikirim. Alhasil, stok baru perlu dikirim kembali, sementara stok yang usang akan perlu dibuang. Tidak hanya surplus meningkat, namun juga biaya pembuangan stok usang.
3. Perubahan Tren Pasar
Tidak dapat dipungkiri jika tren pasar bersifat dinamis, dan selalu berubah-ubah. Proses yang dinamakan dengan market shifting ini, dapat terjadi secara mendadak, dan akan berdampak besar pada stok barang.
Pasalnya, perusahaan sudah mempersiapkan stok barang sesuai dengan tren pasar yang diramalkan. Alih-alih laku, ada kejadian yang merubah tren permintaan pasar, sehingga stok tersebut terabaikan.
Perubahan tren pasar tidak dapat dihindari, namun masih dapat disiasati. Karena itu, perusahaan perlu memitigasi perubahan tren pasar untuk menghindari stok menjadi tidak populer, akibat hal tersebut.
Dampak Surplus Inventory bagi Perusahaan
Meski terdengar hal yang remeh, dampak yang didapatkan perusahaan dari berlebihnya stok sangat besar, semakin lama stoknya disimpan. Berikut berbagai dampak dari hal yang menjadi penyebab surplus inventory:
1. Dampak Keuangan yang Signifikan
Dampak yang paling terbesar yaitu secara finansial, yang menjadi hal terpenting bagi kelangsungan perusahaan. Mengapa demikian? Karena persediaan surplus yang dipendam lama akan menyebabkan:
- Peningkatan biaya penyimpanan. Mulai dari biaya sewa gudang, penyimpanan, hingga biaya keusangan akan semakin besar, dengan semakin lamanya stok berlebih disimpan.
- Inventory turnover ratio yang melemah. Hal ini berarti perusahan tidak dapat menghasilkan uang yang cukup untuk melakukan siklus pengisian stok kembali.
- Penurunan nilai aset. Penurunan kualitas stok membuat harganya semakin menurun, sehingga mengurangi profitabilitas perusahaan.
- Penjualan terhambat. Gudang yang dipakai untuk penyimpanan produk lain jadi terganggu, karena masih dipakai stok yang berlebih.
2. Pengaruh Terhadap Operasional dan Logistik
Sebagai bagian dari supply chain management, operasional dan logistik perlu dikelola dengan baik. Apabila adanya inventory yang berlebih, maka supply chain menjadi terganggu. Beberapa pengaruh di antaranya:
- Peningkatan biaya supply chain secara menyeluruh. Mulai dari pasokan, pengiriman, hingga proses produksi stok barang.
- Lead time menjadi lebih lama. Karena salah satu atau berbagai proses supply chain bermasalah akibat inventory yang berlebih.
- Efisiensi dan produktivitas perusahaan berkurang. Dengan ruang penyimpanan yang penuh, ini akan memberikan efek berantai terhadap operasional.
3. Dampak pada Reputasi dan Hubungan Pelanggan
Tidak hanya memberi dampak kepada perusahaan, kelebihan stok ini juga dapat memberi dampak pada reputasi dan pelanggan. Bagaimana bisa? Jawabannya ada pada kualitas stok barang yang sudah tersimpan lama.
Menjual stok barang yang sudah lama, akan merusak citra dan reputasi perusahaan itu sendiri. Kepuasan pelanggan juga akan berkurang, sehingga berdampak pada penjualan barang lain yang dimiliki perusahaan.
Hal ini yang membuat mengapa perusahaan segera menjual stok barang yang berlebih. Terutama untuk barang yang tidak dapat disimpan terlalu lama, dan perlu dijual dalam kondisi yang masih segar.
4. Potensi Pengaruh Terhadap Pertumbuhan Bisnis
Setiap bisnis perlu bertumbuh untuk dapat berkompetisi dengan bisnis lainnya. Akan tetapi, stok berlebih juga dapat memberikan pengaruh terhadap pertumbuhan bisnis, terutama dari segi working capital (modal kerja).
Rasio working capital yang rendah, dapat memberikan gambaran bahwa perusahaan tersebut tidak mampu untuk menumbuhkan bisnisnya. Mulai dari membayar kewajiban, mengurangi hutang, hingga berinvestasi kembali.
Mengapa demikian? Alasannya karena surplus yang masih tidak dapat dijual, ditambah lagi dengan segala biayanya. Uang yang dapat dialokasikan untuk investasi dan pembelian stok barang populer, sayangnya harus terpakai.
Kelola Surplus Inventory Perusahaan bersama Zaapko
Setelah mengetahui besarnya dampak dari penyebab surplus inventory, apa masalah ini masih dapat diremehkan begitu saja? Jangan biarkan dampak-dampak tersebut membesar sampai tidak terbendungi.
Oleh karena itu, Zaapko dapat memberikan solusi surplus inventory terbaik untuk menyelamatkan bisnis. Sebagai leading brand B2B (business-to-business) e-commerce, Zaapko akan membantu mengelola surplus dan used inventory.
Melalui Zaapko, perusahaan dapat mempublikasikan stok barangnya melalui e-commerce Zaapko. Zaapko akan mengidentifikasi pembeli stok barang, lalu menghubungi perusahaan dengan pembeli yang tepat.
Dengan mengandalkan Zaapko, perusahaan akan dapat mengatasi surplus inventory. Secara tidak langsung, Zaapko juga berkontribusi terhadap working capital, arus kas, dan profitabilitas perusahaan.
Setelah mengatasi penyebab surplus inventory, perusahaan akan dapat kembali menjalankan siklus pengisian stok dengan normal. Maka itu, segera tangani stok yang berlebih di gudang perusahaan bersama Zaapko.