Perumpamaan ‘mencegah lebih baik daripada mengobati’ tetap berlaku pada segala aspek, salah satunya surplus inventory. Mencegah surplus inventory merupakan tindakan yang perlu diketahui semua perusahaan.
Surplus inventory pada intinya merupakan persediaan yang berlimpah, bahkan melebihi permintaan pasar. Keadaan yang terlihat sepele ini, justru dapat menghambat modal kerja, serta meningkatkan kerugian perusahaan.
Perusahaan umumnya mengatasi surplus inventory dengan melakukan likuidasi stok. Namun, apa bisa kondisi stok ini dapat dicegah? Mari kenali apa saja tindakan yang cerdas, untuk dapat cegah kelebihan stok dengan mudah.
5 Cara Cegah Surplus Inventory
Mencegah surplus inventory memang bukanlah hal yang mudah dilakukan. Namun, dengan mengetahui lima cara efektif ini, perusahaan akan mampu mencegah atau setidaknya meminimalkan surplus inventory.
Menerapkan Metode Demand Forecasting yang Benar
Sebagai salah satu solusi mencegah surplus inventory, demand forecasting atau peramalan permintaan wajib untuk dilakukan. Namun, demand forecasting ini tidak selamanya dilakukan seperti seharusnya.
Alih-alih memprediksi stok yang sesuai dengan permintaan, peramalan ini justru malah membuat stok menjadi berlebih, akibat salah sasaran. Maka itu, demand forecasting ini perlu dilakukan dengan cara yang tepat:
- Mempertimbangkan pemakaian metode forecasting yang baru. Misalnya dengan menganalisa tren, musim, dan faktor lainnya yang dapat digunakan sebagai variabel dalam peramalan.
- Hindari peramalan berdasarkan asumsi atau pemikiran pribadi. Forecasting yang tepat, harus berdasarkan data historis mengenai peramalan di musim-musim sebelumnya.
- Beralih menggunakan software otomasi (automation). Alat ini akan dapat memprediksi peramalan dengan benar, sehingga perusahaan hanya tinggal merevisi hasilnya saja.
- Hindari memasukkan outlier sebagai peramalan. Outlier merupakan data yang diluar dari pola demand secara keseluruhan. Sebaiknya, tentukan forecasting mengikuti pola demand pada data historis.
Demand forecasting yang akurat tidak hanya sekedar mencegah stok berlebih (excess inventory) dan kehabisan stok saja. Perusahaan juga akan berhasil mengoptimalkan lead time, sehingga supplier dapat mengirim stok di waktu yang lebih tepat, sesuai deadline.
Jangan Gunakan Stok Berlebih untuk Memitigasi Risiko Rantai Pasokan
Manajemen inventory yang sempurna harus didasari dari bagaimana perusahaan menyiasati risiko rantai pasokan (supply chain risk). Menyimpan stok berlebih bukan salah satu cara yang tepat untuknya.
Supply chain risk merupakan sebuah risiko yang dapat mengganggu proses suplai kepada perusahaan, sehingga berdampak ke lead time. Hal ini membuat stok berlebih dilakukan, untuk menghindari risiko tersebut.
Perlu ingat, jika keputusan tersebut hanya sekedar solusi sementara, sehingga kurang ideal dijadikan solusi. Untuk menyiasati risiko rantai pasokan yang lebih tepat, maka ada tiga proses yang dapat digunakan, yaitu:
- Identifikasi potensi resiko yang terjadi pada rantai pasokan. Saat ini terdapat faktor yang dapat mengganggu rantai pasokan, seperti masalah rutin, bencana alam, kerusakan, hingga masalah eksternal.
- Nilai potensi risiko pasokan berdasarkan peluang. Petakan mana risiko pasokan yang kemungkinannya akan terjadi, dan seperti apa pengaruhnya terhadap rantai pasokan.
- Tentukan penanganan dari potensi risiko pasokan. Mulai dari tindakan preventif yang diupayakan, penanganan risiko pasokan, hingga pemulihan dari dampak risiko pasokan.
Terkadang, stok berlebih (excess inventory) juga disimpan untuk menyiasati hari liburan. Apabila supplier tidak bekerja di saat hari liburan, maka rencanakan untuk mencari supplier alternatif untuk menyuplai stok di musim liburan.
Hentikan Penyimpanan Stok Berlebih untuk Mencegah Kehabisan Stok
Mengelola inventory tidak hanya satu-satunya solusi untuk mencegah surplus inventory. Dalam manajemen inventaris, juga ada yang dinamakan dengan metode optimisasi inventaris (inventory optimization technique).
Metode ini digunakan untuk memesan kuantitas stok yang tepat sesuai permintaan, sesuai efisiensi harga. Hal ini dapat dilakukan dengan mengatur kebijakan proses menyetok, berdasarkan empat faktor berikut:
- Jenis permintaan (type of demand). Keinginan pembeli untuk membeli suatu produk dapat ditentukan berdasarkan jenis permintaan. Misalnya berdasarkan harga, pemasukan, hubungan dengan produk lain, dan lain sebagainya.
- Frekuensi pembelian (pick frequency). Faktor ini menentukan seberapa besarnya suatu produk dipilih oleh pelanggan dalam kurun waktu tertentu. Frekuensi pembelian tetap tergantung oleh demand.
- Volatilitas permintaan (demand volatility). Ini merupakan varietas dari naik-turun permintaan dari suatu produk. Volatilitas ini dapat ditentukan berdasarkan variasi hasil dari data penjualan bulanan.
- Biaya penjualan (cost to sell). Faktor ini mencakup semua biaya yang dikeluarkan untuk menjual produk tersebut. Salah satunya termasuk biaya yang digunakan untuk meningkatkan demand produk tersebut.
Kebijakan dalam menyetok juga harus dibarengi dengan demand forecasting, serta kemampuan dalam pemulihan stok atau inventory control. Ketiga faktor ini akan membantu perusahaan mengoptimalkan inventory, sehingga mencegah stok yang berlebih (excess inventory).
Optimalkan Tingkat Persediaan di Seluruh Rantai Pasokan Anda
Jika perusahaan memiliki berbagai rantai pasokan, atau memiliki stok di berbagai lokasi, maka mengecek tingkat persediaan akan menjadi lebih sulit. Terutama, jika pengelolaan yang dilakukan bersifat desentralisasi.
Maka itu, perusahaan perlu mengoptimalkan seluruh rantai pasokan secara sentralisasi. Melalui manajemen rantai pasokan (supply chain management), perusahaan dapat memastikan beberapa hal:
- Arus pasokan yang dikirimkan ke berbagai lokasi secara merata. Alhasil, tidak ada lokasi tertentu yang memiliki inventaris atau pasokan yang lebih banyak dibandingkan lokasi lain.
- Biaya yang digunakan untuk distribusi dan pengiriman lebih hemat. Pengiriman ke pelanggan juga akan lebih efisien, sehingga arus kas perusahaan lebih maksimal.
- Jika ada lokasi yang memiliki stok berlebih, perusahaan dapat langsung mendistribusikannya kembali ke lokasi lain. Jadi, perusahaan tidak perlu memesan stok kembali.
Lakukan Pembelian Stok secara Bijak
Siapa yang tidak tertarik untuk membeli stok dalam jumlah yang besar? Terutama, jika harga yang ditawarkan lebih murah dari pembelian biasa. Sayangnya, perilaku bulk-buying ini justru berdampak negatif.
Permasalahan ini akan lebih buruk jika stok yang dibeli termasuk dalam kategori slow-moving. Artinya, barang tersebut memiliki low turnover ratio, dan akan rentan berada di gudang penyimpanan lebih lama.
Sebab itu, pertimbangkan kembali apakah stok yang dibeli termasuk slow-moving, atau fast moving consumer goods (FMCG). Tentukan jumlah stok yang dibeli tergantung cepat atau lamanya produk terjual sehingga tidak ada obsolete inventory.
Surplus inventory juga dapat disebabkan oleh pembelian dengan minimum order quantity (MOQ) yang terlalu besar oleh supplier. Perusahaan perlu bernegosiasi terkait MOQ, agar mencegah stok yang berlebih.
Punya Banyak Surplus Inventory? Atasi Bersama Zaapko!
Mengingat risiko yang dialami oleh perusahaan, stok yang berlebih harus segera diatasi. Kendati demikian, ada kalanya dimana perusahaan sudah terlanjur memiliki surplus inventory, yang sudah tersimpan cukup lama.
Maka itu, segera atasi kelebihan stok dengan mengandalkan Zaapko. Merupakan leading brand B2B e-commerce, Zaapko dapat melikuidasi stok yang tidak terjual, maupun stok berlebih karena kelebihan pesanan.
Dengan Zaapko, perusahaan dapat terhubung dengan calon pembeli secara cepat, dengan bantuan teknologi dan inovasi mutakhir. Zaapko akan memastikan stok yang berlebih segera terjual, sementara pembeli akan mendapatkan harga terbaik.
Zaapko juga menawarkan layanan logistik untuk pengiriman barang yang akan dilikuidasi perusahaan. Ditambah lagi, adanya e-commerce akan membuat perusahaan dan pembeli mendapatkan layanan mulus, serta informasi produk dengan jelas.
Maka itu, perusahaan yang terlambat untuk mencegah surplus inventory, jangan berkecil hati dahulu. Sebab dengan Zaapko, apapun stok di gudang yang berlebih, akan segera ditangani dengan cepat dan efisien.